Eine Frage, die sich wohl viele Betriebe und Unternehmer stellen, ist folgende: Kann man Microsoft Outlook ohne Exchange Server verwenden und wenn ja, ist dies lohnenswert? Diese Frage entsteht nicht ohne Grund, da Microsoft Outlook nur mit Microsoft Exchange kombiniert als Groupware einsetzbar ist. Dadurch entstehen aber zusätzliche und hohe Kosten für den Exchange Server, die man nicht so ohne Weiteres hinnehmen möchte. Mittlerweile findet man preiswertere und adäquate Alternativen.

Der Personal Information Manager Outlook kann von einer Einzelperson oder in Kombination mit einem Exchange Server von einem ganzen Unternehmen gemeinsam verwendet werden. Die Anwendung als Einzelperson liefert Einschränkungen und ist nur für den privaten Bereich oder als Ein-Mannunternehmen geeignet. Hier können Kontakte, Emails, Aufgaben, Notizen und Kalender verwaltet und bearbeitet werden.

Eine Verwendung als Groupware bietet zusätzliche Möglichkeiten. Innerhalb eines Unternehmens wird eine sichere, interne Kommunikation ermöglicht, die keine Zugriffe von außen zulässt. Des Weiteren können Aufgaben und Projekte einfach und übersichtlich abgeglichen und auch zeitgleich von mehreren Mitarbeitern vorangetrieben werden. Auch Terminvereinbarungen für Meetings oder Präsentationen werden so beschleunigt; das Programm zeigt sofort an, ob sich terminliche Überschneidungen ergeben oder Teilnehmer abwesend sind.

Da aber speziell der Exchange Server, der hierfür notwendig ist, sehr teuer sein kann, lohnt es sich auch preiswertere Alternativen zu begutachten. Diese werden seit einigen Jahren von Konkurrenzunternehmen, aber auch dank Open Source Projekten, angeboten und laufend weiterentwickelt. Eine Verwendung von Microsoft Outlook ohne Exchange Server ist somit denkbar.

Wer nun glaubt, dass ein Microsoft Outlook ohne Exchange Server – Programm klare Nachteile nach sich zieht, irrt sich. Viele dieser Lösungen können bedenkenlos am Original gemessen werden und erfüllen alle notwendigen Funktionen reibungslos. Intranet ist gegeben und die Office Programme können integriert werden.

Wer den Erwerb eines Microsoft Outlook ohne Exchange Server – Programmes ernsthaft in Erwägung zieht, sollte auf Leistungsumfang und Sicherheitsstandards achten. So kann ein preiswerteres, aber vergleichbares Programm bezogen werden.